Göran Johansson
gj@nexus-interim.dk >

"Det er oftest ikke bare et manpower-problem men et forretningsproblem, når kunderne ringer og beder os finde en Interim Manager."

Sådan skaber du et succesfuldt forløb med en Interim Manager

12-05-2016

Godt begyndt er halvt fuldendt. Den indledende briefing til udbyderen af Interim Management er nøglen til succes. Andre kritiske faser er valget af kandidat, onboarding, løbende sparring og exit. Her får I en række gode råd til at styre sikkert igennem.

 

Hvad er Interim Management? Hvis du vil vide, hvad Interim Management er, og hvornår du bør bruge en Interim Manager i din organisation, så læs her

Briefingen

"Det vigtigste i processen er briefingen. Man kan ikke tage det på telefonen. Mødet er vigtigt for, at vi, som leverandør, får en indgående oplevelse af, hvad udfordringen er", fortæller Göran Johansson, adm. direktør i Nexus Interim Management, Danmarks mest erfarne leverandør af Interim Managers.

Som virksomhed skal man gøre sig klart, at en Interim Manager er noget andet end en traditionel rekruttering.

"Det er oftest ikke bare et manpower-problem men et forretningsproblem, når kunderne ringer og beder os finde en Interim Manager," siger Göran Johansson.

Derfor bruger Göran Johansson og de øvrige partnere i Nexus Interim Mangement meget tid på at finde ind til kernen i problemstillingen, og de udfordrer kunden på, hvad problemet er. Processen er nødvendig for at lave en briefing på projektet, der rammer helt rigtigt.

Nexus har udarbejdet mere end 1000 briefs og har derfor en unik erfaring på det område. Nexus styrer processen baseret på den erfaring men har brug for en indgående dialog med kunden.

"Vi omsætter problemet til, hvad personen skal kunne," siger Göran Johansson.

En CFO er ikke bare en CFO: Virksomhedens størrelse, branche og de væsentligste udfordringer nu og her afgør hvilke erfaringer og spidskompetencer, kandidaten skal besidde.

Hastighed er typisk centralt, når man hyrer en Interim Manager, så jo mere åben og detaljeret virksomheden kan være omkring udfordringen på den indledende briefing, jo hurtigere når man frem til en præcis profil og kommer kun til at vælge mellem helt relevante kandidater.

"Hvis I har meget travlt, så afsæt stadig god tid til briefingmødet. Det sparer masser af kostbar tid senere i processen," siger Göran Johansson.

Valget af kandidat

Efter briefingmødet går Nexus i gang med at søge efter kandidater. Hele processen varer maksimalt 10 dage fra det første opkald, og indtil Interim Manageren starter hos kunden. Grundlaget er Nexus' store, opdaterede database med professionelle Interim Managers – og effektive, kvalitetssikrede processer.

Hos Nexus arbejder både en fagkonsulent og en kundekonsulent på sagen. Fagkonsulenten på eksempelvis økonomiopgaver har en baggrund som revisor og CFO for at sikre dyb forståelse for problemstillingen. Kundekonsulenten skal have så stor kendskab til kundens forretning, marked og konkurrencesituation som muligt.

Kunden møder mindst to og gerne tre kandidater.

Nexus' kundekonsulent faciliterer en indgående præsentation af Interim Managerens faglige og personlige kompetencer i forhold til kundens krav. Herefter vælger kunden den foretrukne kandidat.

Her skal man som opdragsgiver stille alle de spørgsmål, man måtte have til kandidaten i forhold til opgaven, vedkommende skal løse.

Spørgsmålene bliver indarbejdet i et spørgeskema, som bruges ved kvalitetskontrollen, hvor Nexus kommer helt til bunds og sikrer, at Interim Manageren har de faglige og personlige kompetencer, der er nødvendige for at løse opgaven med succes.

Kvalitetskontrollen sker normalt ved referenceindhentning fra mindst tre referencegivere, som også kan give gode råd til onboarding af den valgte Interim Manager.

Onboarding

En dansk CEO fortæller om introduktionen af en leder i et amerikansk datterselskab:

”Jeg introducerede personligt. Alle medarbejderne blev kaldt sammen og vi annoncerede situationen, samt at der var fuld opbakning fra ledelsen side.”

En Interim Manager skal hurtigt i gang med arbejdet. Da det er en eksekverende profil, som kommer med tung erfaring fra lignende opgaver, er der typisk ikke behov for en længere introduktionsperiode.

Sørg for at redegøre tydeligt for Interim Managerens rolle i organisationen, og fortæl, hvorfor I løser jeres udfordring på denne måde.

En styrke ved Interim Management er, at der ikke er forventning om permanent ansættelse på noget tidspunkt i forløbet. Derfor kan Interim Manageren hæve sig over politiske og taktiske hensyn, når udfordringerne skal løses, samtidig med at Interim Manageren er tæt på den daglige organisation.

Nogle gange giver det mening at undlade at præsentere Interim Manageren som midlertidig:

"Måske kan jeres Interim Manager med fordel fremtræde som en permanent løsning. Spørg Nexus og tag stilling, så I skaber de bedst mulige vilkår for, at jeres Interim Manager når sine mål," siger Göran Johansson.

Afstem forventninger ved onboarding – og gør det grundigt:

"De få tilfælde, hvor det går galt, er forventningsafstemningen ikke på plads: Kunden tror, det er én retning, og Interim Manageren tror, at det er en anden retning," fortæller Göran Johansson og fortsætter:

"Vi faciliterer ved onboarding og taler med begge parter, og vi har indgående erfaring med, hvad der skal ske i onboardingen for at projektet bliver en succes."

Undervejs

Sørg for, at organisationen er klar og forstår, hvorfor en Interim Manager er løsningen, så målene kan nås.

En dansk CEO fortæller om rapportering fra en Interim Manager, der ledede et amerikansk datterselskab:

”Vi havde aftalt løbende afrapportering, hvilket normalt ville foregå på månedsbasis, men vores Interim Manager var vant til skrive ugerapporter for sin egen skyld. Ugerapporterne fik jeg overleveret på vores månedlige Skype-møde. De gjorde mig i stand til detaljeret at vise bestyrelsen den fremgang, han havde betydet”, siger han.

Nexus følger op under hele projektforløbet for at sikre, at målene i briefingen nås:

"Brug os til at gå i dialog om situationen og forventningerne. Vi har sat os ind i briefingen, afdækket problemet, og vi har godt kendskab til Interim Manageren. Mange melder tilbage, at “det går fint”, men prøv at være mere detaljeret. Tag en snak med os og juster indsatsen undervejs, så jeres Interim Manager kan leve op til forventningerne og sikre projektet," siger Göran Johansson og fortsætter:

"Vi har Interim Managers, som ringer en gang om ugen og sparrer om opgaven. Det er vores kompetence at sikre, at et Interim Management-forløb kører på skinner. Det er fordelen ved at hyre en Interim Manager gennem en etableret udbyder: De ekstra ressourcer og erfaringer i Interim Managerens værktøjskasse, får man ikke uden deltagelse af en Interim udbyder."

Som køber af Interim Management skal I kende og udnytte ansvarsfordelingen i aftalen:

"Nexus tager ansvar for Interim Managerens kvalitet, mens virksomheden har ansvar for at lede Interim Manageren og for løsning af opgaven. Vi tager ikke projektansvar, men ansvar for at Interim manager har kompetencerne til at løse opgaven," fortæller Göran Johansson.

Overdragelse

Når projektet er afsluttet, forandringen er gennemført, eller den permanente løsning er fundet, er Interim Managerens opgave slut.

Nogen frygter, at en Interim Manager oparbejder viden, som forsvinder ved afslutning af projektet. Det sker ikke. En professionel Interim Manager er trænet i at overføre viden til den permanente organisation.

Afslutningen er indbygget i konceptet "Interim Management", og det højner bevidstheden hos alle parter om, at løbende vidensoverdragelse er essentiel.

Enhver medarbejder, leder eller specialist, midlertidig eller permanent, kan sige op eller forsvinde med kort varsel, så man skal tage helt almindelige forholdsregler for at sikre, at den nødvendige viden oparbejdes og dokumenteres i den permanente organisation.

Det kan give mening for både virksomhed og Interim Manager at fortsætte med enten forlængelse eller en permanent kontrakt. Det indgår naturligt i Nexus’ proces at facilitere det på en effektiv og professionel måde.

”Efter de 6 måneder blev vi enige om at opgavens omfang krævede en toårig kontrakt. Derefter var der et overlap på et par måneder, hvor interim-kandidaten også varetog andre opgaver for mig, sideløbende med indslusningen af en ny lokal leder,” siger en dansk CEO om afslutningen på en forlænget interim ansættelse.

Vil du vide mere?

Hvis du har specifikke spørgsmål om Interim Management, er du velkommen til at kontakte Göran Johansson på 7022 6555 eller gj@nexus-interim.dk.

Nexus Interim Management A/S
T: +45 7022 6555
E: nexus@nexus-interim.dk

København
Kompagnistræde 13, 3.
1208 København K

Aarhus
Ny Banegårdsgade 55, st.
8000 Aarhus C